Kollaborációs eszköznek a Skype for Business-t, távoli elérésnek többfaktoros autentikációs VPN-t és munkavégzésre csak a céges mobil eszközöket használhatják a Magyar Posta homeoffice-ba irányított irodai dolgozói. A távmunka jól vizsgázott, és a jövőben akár szerves részévé válhat a cég üzletmenetének.
Az elmúlt hetekben számos magánvállalat vezetőjével beszélgettünk a járványhelyzet okozta munkakörülmények változásáról, mindenekelőtt a távmunka kihívásairól, várható további hatásairól. Ezúttal az egyik legnagyobb hazai állami vállalat, a Magyar Posta IT-üzemeltetési igazgatóját kérdeztük a témáról.
Az irányításban dolgozók háromnegyede mehetett homeoffice-ba
A folyamatos üzemmenet megtartása mellett rövid idő alatt sikerült átállítani az irodai dolgozókat – köztük a call center munkatársait – az otthoni munkavégzésre. Jelenleg már a normális működésre való fokozatos visszaállás előkészítése zajlik – mondja Szöllősi Tibor. Márciusban az irányításban dolgozók 75-80 százaléka mehetett homeoffice-ba, mely a társaságnál bő 3000 munkavállalót érintett.
„A Magyar Postának az egyetemleges szolgáltatást a járvány alatt is folyamatosan biztosítania kellett, nem jöhetett szóba még csökkentett üzemmód sem. Informatikai oldalról különösen nagy volt a nyomás a területért felelős vezetőkön, mivel sokkal erősebb volt a külső támadások veszélye, a hackereké, akik vagy elérhetetlenné akarják tenni a vállalat weboldalát, vagy be akarnak jutni az informatikai rendszerekbe, és adatokat akarnak ellopni. Ha ennek következtében térdre rogyna a cég működése, az nagy reputációs veszteséget okozna a Magyar Postának” – fogalmaz Szöllősi Tibor.
Ezért még március elején elindítottak egy komplex sérülékenységi vizsgálatot, hogy napra készen lássák mi a helyzet. A vizsgálatnak mindenekelőtt a cég publikus felületeit, és az internetről elérhető szolgáltatásokat vetették alá, hogy a sokkal nagyobb leterheltség esetére is időben fel tudjanak készülni.
A cél az egyszerűsítés, a minél nagyobb kockázatkerülés volt
Több kritikus pontja is van az informatikai rendszerek biztonságos működésének. Az egyik ilyen a kollaboráció, kommunikáció. Sok vállalat szembesült azzal a homeoffice elrendelésekor, hogy szükség lesz a távmunkát segítő ilyen jellegű szoftverekre, de egyben fel is vetődött mindjárt a kérdés, hogy ezek közül ténylegesen melyeket engedje be az infrastruktúrájába, kockáztassa-e a biztonságot az ingyenes megoldásokkal.
„A Magyar Postánál az utóbbiakat nem engedtük használni. Helyette ott volt a saját on premise alapon telepített Skype for Business szoftverünk, illetve elkezdtük tesztelni a Teams esetleges bevezetését, amire végül mégsem került sor. Így a cégnél minden távmunkában dolgozó a Skype for Business-en kommunikál azóta is”– emeli ki az IT-üzemeltetés vezetője.
Hozzáteszi: volt egy másik szempont is, amiért csak egyféle kollaborációs eszközt engedtek használni, a többféle platform, többféle támogatást igényelt volna. A cél viszont inkább az egyszerűsítés és a minél nagyobb mértékű kockázatkerülés volt.
Az IT-biztonság szempontjából további kritikus eszköz a tűzfal és a távoli elérés használata. Van jó néhány cég, ahol nem írnak elő kötelező VPN használatot, van ahol egyszerre többfélét is engednek. A Postánál többfaktoros autentikációval rendelkező VPN-t használnak, ezt terjesztették ki a távmunkában dolgozókra is.
„Az IT mérlegelte a munkatársak asztali gépeinek, monitorjainak és perifériáinak esetleges hazavitelének kockázatát. A vállalati laptopoknál ez nem gond, hiszen azok rendelkeznek megfelelő merevlemez titkosítással, amelynek következtében, ha valaki elveszítené a gépét, az illetéktelenek nem tudnák onnan kinyerni az adatokat. A társaság úgy döntött, hogy nem engedélyezi a fizikai munkaállomások hazavitelét, ehelyett meglévő notebookok kiosztásával, illetőleg beszerzésével támogatta munkavállalóit a járvány idején az otthoni munkavégzésben” – sorolja Szöllősi Tibor.
Az ütemezett alkalmazás-verzióváltás pandémiás kockázatai
Komoly kihívást és kockázatot jelentett az informatikai rendszereikben az első negyedév végére ütemezett verzióváltás is,, amely az üzleti területek által használt több száz alkalmazás új funkciókkal való frissítését jelentette.
Ezeket a verzióváltásokat a folyamatos fejlesztés nyomán negyedévente hajtják végre. A legutóbbi március végére esett, amikor azok, akiket közvetlenül érintett, beleértve az informatikusokat is, már homeoffice-ban voltak. Fel volt adva a lecke, hogy hajtsák-e végre, vagy a pandémiára tekintettel és a biztonság kedvéért mégse élesítsék azokat.
„A helyzetet nehezítette, hogy a frissítéshez szükséges legmagasabb szintű támogatást nyújtó gyártók már sokkal hamarabb átálltak a homeoffice-ba. Ezért azt a kockázatot is nekünk kellett vállalnunk, hogy ha hardverszintű, vagy a távoli eléréssel kapcsolatos gond lenne, és az üzemeltetők is kiesnek az éles körforgásból a koronavírus miatt, akkor nem tudjuk a helyszínre kirendelni a supportot, mert ők csak távsegítséget nyújthatnak. Végül az élesítést mégsem állítottuk le, ami jó döntésnek bizonyult. A verzióváltás azért is fontos volt, mert a fejlesztésekben voltak törvényi előírásokhoz kapcsolódók, amelyeknél nem lett volna elfogadható a késés” – magyarázza Szöllősi Tibor.
A Postánál időközben elkezdődött a visszaállás előkészítése, a távmunka tapasztalatok összegzése. Utóbbiban az első igazán szembetűnőnek a homeoffice-hoz való hozzáállásban bekövetkezett változást ítéli meg az IT-üzemeltetés vezető. A nagy üzemméret miatt, a Magyar Posta egyes területei eleinte inkább ódzkodtak, vagy kellő előítéletekkel voltak az otthonról végzett munkát illetően.
„Ez, azóta teljesen megváltozott. Azzal szembesülök, hogy a területi vezetők ezt most már hosszú távon is szeretnék rentábilisan fenntartani, és HR szempontból, akár mint egy jövőbeni többletjuttatást érvényesíteni” – fejti ki Szöllősi Tibor.
Felmérik, kik lennének hosszabb távon is nyitottak a homeoffice-ra
Ennek kapcsán el is indítottak egy olyan felmérést, hogy hány munkatársat kellene ellátni a homeoffice-hoz szüksége mobil eszközökkel. Az is felmérik, hogy a munkavállalók hány százaléka lenne nyitott erre.
A járványhelyzet másik konkluziója a vezető szerint, hogy az informatikai terület reputációja kezd a tényleges helyére kerülni, ami szerinte a határozott lépéseknek volt köszönhető.
„A nyugodtság és a kiszámíthatóság ebben az esetben is nagyon fontos erény. A vezetők korábban nem igazán bíztak a távmunka eredményességében” – húzza alá.
Arra a kérdésünkre, hogyan folytatódnak az IT-fejlesztések a Postánál, ezen belül idén mire lehet számítani, Szöllősi Tibor elmondta, hogy a korábban betervezett fejlesztői és IT-eszközpótló beruházásokat, innovációkat a járvány okozta helyzet ellenére is végrehajtják.
Igaz ez a csomaglogisztika megújítási projektjére is. A pandémiás időszak a csomagok számában extraterhelést jelentett, amely a húsvéti időszaknak és az üzletek webáruházi kiszolgálásra való átállásának volt köszönhető.
Megjegyezte, ma már nincs a vállalatnak olyan projektje, amiben ne lenne informatikai érintettség. A járvány következtében várható költségracionalizálás–-ami vélhetően a Postát sem fogja elkerülni –sem mehet azonban az innováció kárára.
