Amikor a jövő HR-technológiáiról hallunk, sokszor hajlamosak vagyunk valamiféle sci-fi jelenetre gondolni. Pedig a legtöbbet emlegetett újítások valójában már rég a hétköznapjaink részei. Az álláshirdetést író, jelentkezőket előszűrő önkiszolgáló rendszerek tipikus példái ennek.
Bár ezek HR-es megfelelői, a felhasználó-követő szoftverek csak nemrég indultak hódítóútjukra, a technológia maga ötven éve, az első pénzkiadó automatával robbant be az életünkbe. Ma pedig már szinte természetes, hogy magunk csekkolunk be a reptéren, és magunk csekkolunk ki a hotelból.
Sőt, minden egyes alkalommal, amikor megváltoztatjuk a jelszavunkat, megnézzük, merre jár az Amazon-rendelésünk, vagy koncertjegyet veszünk a neten, önkiszolgáló rendszert használunk.
De mit is tudnak ezek a rendszerek pontosan? Röviden: lehetővé teszik, hogy a felhasználó maga rendeljen meg és vegyen igénybe egy adott szolgáltatást, anélkül hogy kapcsolatba lépne a szolgáltató akár egyetlen képviselőjével is. A cégek előszeretettel alkalmazzák őket, hiszen jelentősen leegyszerűsítik a tranzakciós folyamatot, kevesebb munkaerőt igényelnek, és szépen gyarapítják a nyereséget is. A fogyasztók pedig hálásak értük, hiszen nagyobb szabadságot és kontrollt nyújtanak.
A toborzásban sincs ez másképp. Az ATS-ek (Applicant Tracking System) algoritmusok segítségével álláshirdetést írnak, jelentkezőket rangsorolnak, interjút szerveznek és szemmel tartják a toborzási kampányok hatékonyságát is.
Íme, három dolog, ami miatt lassan nélkülözhetetlenné válnak.
Jól dönteni
A CareerBuilder felmérése szerint a cégek majdnem háromnegyede számára okozott már komoly problémát egy-egy elhibázott felvételi döntés. Méghozzá nem is egyet: 37%-uknál a csapat teljesítménye sínylette meg legjobban a rossz választást, 31%-uknál pedig a munka minősége. Az ilyen esetek majdnem felében már csak a munkaszerződés aláírása után derül ki, hogy az új munkatárs valójában nem rendelkezik az önéletrajzában szereplő készségekkel, és legalább ennyiszer fordul elő az is, hogy a kollégákkal nem találja meg a közös hangot. (Itt jön ismét elő a soft skill fontossága)
Számokban kifejezve még kiábrándítóbb a helyzet: átlagosan 15 ezer dollárjába kerül a munkáltatónak, ha nem a megfelelő ember kerül a megfelelő helyre. Erről pedig az esetek majdnem kétharmadában a döcögő interjúztatási folyamat tehet, egyötödében pedig az információhiány. Itt lehet nagy segítség a jelentkezőkövető rendszer.
A GroupMnél, a világ legnagyobb nemzetközi médiaügynökségénél legalábbis az volt. A vállalatcsoporthoz rengeteg pályázat érkezik nap mint nap, ezért a HR-csapat az ATS bevezetése mellett döntött, hogy könnyebben tudjanak megbirkózni a munkamennyiséggel és biztosan a legjobb jelentkezőket válasszák ki a nyitott pozíciókra.
A platform bevezetésével nemcsak a toborzási folyamatot sikerült optimalizálniuk, hanem a korábbi jelentkezők becsatornázásában és méretes jelentkezőtáboruk hatékonyabb kiaknázásában is jelentős eredményeket értek el.
Csak az élmény számít
A globális tehetséghiány 12 éves csúcsához érkezve nincs olyan cég, amely megengedheti magának, hogy jelentkezőket veszítsen, vagy, hogy ne járjon utána, miért veszíti el őket. A Talent Board legfrissebb, több mint 180.000 álláskereső bevonásával készült felmérése szerint viszont a munkaadóknak 27%-a csak azután kérdezi meg a jelöltek véleményét a felvételi eljárásról, amikor már felvették őket. Vagyis pont a legfontosabb információtól esnek el: azoknak a visszajelzéseitől, akik valamilyen oknál fogva félbehagyták a jelentkezésüket.
Miért súlyos hiba ez? Főként azért, mert ezzel nem csak egy-egy jelöltet veszítenek el, hanem mindenkit, akivel az adott ember megosztja a rossz tapasztalatait, legyen az barát, kolléga, vagy ami még rosszabb, az összes ismerőse közösségi médián.
A munkakeresők 26%-a a kiválasztási folyamat hosszára panaszkodik, 52%-uk pedig arra, hogy három hónap után sem kapott visszajelzést valamelyik forduló után. Ez pedig a chatbotok és azonnali üzenetküldő alkalmazások korában egyrészt elfogadhatatlan, másrészt könnyen orvosolható.
Az önkiszolgáló portálon keresztül a pályázók bármikor maguk ellenőrizhetik a jelentkezésük státuszát, ami a HR-nek is nagy könnyebbséget jelent. A toborzási szakemberek SMS-ben üzenhetnek a jelölteknek, amit az emaillel szemben az emberek 98%-a el is olvas. És ha mégis az email mellett döntenek, jelentősen megdobhatják a megnyitási arányt azzal, hogy akkor küldik ki, amikor az adott jelentkező legnagyobb eséllyel elérhető online.
Gyorsítja, leegyszerűsíti az eljárást
A jelentkező-követő rendszer segít a HR-eseknek nyomon követni a kiválasztási folyamatot, átfutja helyettük a jelentkezési anyagokat, és a személyes találkozókat is megszervezi. Sőt, arra is képes, hogy a felvételi korai szakaszában előszűrje a jelölteket, például játékos tesztek vagy videóinterjú segítségével.
Ez pedig igazán jó hír egy olyan osztálynak, ahol a dolgozók naponta majdnem két órát töltenek adminisztrációval, vagyis egy egész napot egy átlagos munkahéten. És ezek még csak nem is a legidőigényesebb rutinfeladatok: a toborzók majdnem felének a jelentkezők felkutatása teszi ki az ideje nagy részét, a maradékot pedig az életrajzok olvasgatása és az interjúk lebonyolítása emészti fel.
Az ATS bevezetésével jelentősen csökkenthető a toborzásra fordított idő, mind a HR-osztály, mind a vezetők számára. Vagyis a vállalat gyorsabban tudja megtalálni, összehasonlítani és felvenni a legígéretesebb jelölteket, az új munkatársak pedig rövidebb idő alatt válhatnak a csapat teljes értékű tagjaivá. Még ha a HR-es kollégák először idegenkednek is az ilyen újításoktól.
A texasi székhelyű digitális ügynökség, a Bazaarvoice számára például ez jelentette a legnagyobb kihívást: olyan ATS-t kerestek, amivel a cégben bárki könnyen megbarátkozik, beleértve a már meglévő HR információs rendszerüket is. A Lever nevű szoftvert választották, amit 40%-al több dolgozó kezdett használni, mint a korábbi rendszert, így kétharmadára sikerült csökkenteniük az egyes pozíciók betöltésére fordított időt.
Az önkiszolgáló rendszerben működő toborzás tehát egyáltalán nem a távoli jövő, hanem inkább azonnal elérhető megoldás arra, hogy a HR-osztályok felkészülhessenek a jövő kihívásaira. A Boston Consulting Group frissen kiadott jelentése szerint 2030-ra olyan munkaerőkrízis várható, amit a világ minden nagyobb gazdasága meg fog érezni.
Főleg azok, ahol a tanácsadó cég becslése szerint a szükséges munkaerő negyede hiányozni fog. Vagyis a HR-osztályok fő feladata iparágtól és cégmérettől függetlenül hamarosan mindenhol a stratégiai munkaerőtervezés lesz, amelynek alapfeltétele éppen az agilis, adatalapú és automatizált HR-folyamat.
Kalocsai Lea, értékesítési vezető
Codecool