A hibrid munkavégzés elterjedésével a digitális átalakulás nem hagyta érintetlenül a dokumentumkezelést sem. Noha ma már a legtöbb munkahelyen vegyesen, papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző iratokat, a vállalkozások 11,5 százalékánál viszont maradt a teljes papíralapú folyamat.
A munkahelyek nagy része a járvány idején szembesült a hibrid, vagy távmunka kihívásaival, amihez a digitális megoldásoknak is nagyon rövid idő alatt kellett alkalmazkodnia. A dokumentumok kezelését érintő kihívások között megtalálhatóak az archiválási folyamatok, a GDPR-kompatibilis adatkezelés, de legalább akkora nehézséget okoz egy korábbi papíralapú szerződés előkeresése – derül ki a Canon Hungária online felméréséből.
A vállalkozások még nem temetik az irodagépeket
Az esetek többségében még a járvány sem változtatott az eszközhasználaton, a dokumentumok kezelése során. A megkérdezettek többsége, közel 70% naponta minimum egyszer, 17% pedig legalább hetente használ nyomtatót, fénymásolót vagy éppen szkennert az irodai munkafolyamatok során.
A legtöbb munkahelyen hibrid módon, vagyis papíralapon és digitálisan is kezelik a különböző dokumentumokat,, legalábbis a felmérésbe bevontak több, mint a háromnegyede válaszolt így. Jó hír, hogy mindeközben növekszik a digitalizációra nyitottak aránya is.
A kitöltők több mint 12 százalékánál már tisztán digitális formában történek a dokumentumkezelés, igaz közel hasonló (11,5 %) azoknak is az aránya, amelyek még mindent szó szerint lepapíroznak. A felmérés kitért a fenntarthatóság kérdésére is: ez alapján a válaszadók közel 90%-a tartja fontosnak az ésszerű papírhasználatot és az energiahatékony munkafolyamatok kialakítását.
Mi van, ha baj van, és eltűnt a fizikai dokumentum?
A válaszadók számára legtöbb gondot a papíralapú dokumentumok okozzák: a megkérdezettek 41% a nem digitalizált dokumentumok elvesztését, valamint a korábbi dokumentumok közötti nehéz kereshetőséget és az ebből származó problémákat emelte ki, mint legnagyobb hátrányt a munkavégzés során.
A válaszadók több mint az egyharmada szerint a második legnagyobb probléma, hogy a dokumentumok kezelése rengeteg időt vesz el az egyéb napi munkától, főként akkor, ha ezeket digitálisan és papíralapon is archiválni vagy tárolni kell, miközben az alkalmazottaknak amúgy is egy nem felhasználóbarát rendszerben kell dolgozniuk.
A felmérésben résztvevők közel egyötöde szerint pedig az irodagépek sokszor meghibásodnak, és hiányos a funkcionalitásuk, ami oka lehet annak, hogy gondot okoz a számukra a gépek kezelése.
„Egy jó dokumentumkezelő rendszernek is olyannak kell lennie, mintha egy digitális asszisztensünk lenne. A könnyű kezelhetőség, a különböző iparágak igényeinek megfelelő funkcionalitás, az egyszerű integrálhatóság, valamint a könnyű kereshetőség mind olyan tulajdonságok, amelyek nélkülözhetetlenek a mindennapi dokumentumkezelésben. A felmérés megmutatta, hogy a kis- és középvállalkozásoknál bőven van még lehetőség a továbbfejlődésre”– emelte ki Winkler Zsolt, a Canon Hungaria B2B marketing vezetője.
Még keveseket érdekel a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés
A szakembereket nem lepi meg, hogy a válaszadó vállalkozások többsége a hatékonyságot, megbízhatóságot tartja fontosnak, de az igen, hogy a GDPR szabályoknak megfelelő adatkezelés, mint fontos szempont, csak alig 10 %-uknál) merül fel, ha dokumentumkezelésről van szó.
Sokkal többen (26%) jelölték meg– valószínűleg a közelmúlt történései miatt is–a hibrid munkavégzéssel kapcsolatos funkciókat, vagyis, hogy a rendszerek távmunka során is kifogástalanul működjenek. Új dokumentumkezelő rendszer bevezetése esetén pedig ezek a legfontosabb szempontok: könnyű kezelhetőség és felhasználóbarát rendszer (38%), integrálhatóság a már meglévő rendszerekkel (30%), valamint a költséghatékonyság (8,5%).
