Ahelyett, hogy a nagy áttörést várnák, az üzleti döntéshozóknak azokra a hiányosságokra érdemes fókuszálniuk, amelyeket „befoltozva” komoly hatékonyságjavulás érhető el. Ehhez gyakran még a mesterséges intelligenciára(AI) sincs szükség.
A rutinszerűen ismétlődő tevékenységek célirányos automatizációjával sokórányi emberi munkát is megspórolhatunk. Ez egyfelől költséghatékony, másfelől az alkalmazottak is díjazni fogják, hiszen olyan, jellemzően adminisztratív tevékenységekről beszélünk, amelyek nem tartoznak a munkavállalók kedvelt feladatai közé.
Sokan teszik fel azt a kérdést az utóbbi időben, hogyan segítheti a mesterséges intelligencia (AI) azokat a kis- és közepes vállalkozásokat (KKV-k), amelyek félnek belevágni egy átalakulásba.
A válaszom, hogy az AI önmagában nem csodaszer, hanem inkább remek lehetőség a fejlődésre. Még ha valaki tart is tőle, az AI rendszer szinten okoz majd olyan változásokat, amelyekre előbb vagy utóbb reagálni kell, aki ezt nem teszi meg, az menthetetlenül lemarad a versenyben.
Nem kell fejest ugrani a mélyvízbe
Miközben persze egy átgondolatlan bevezetés is temérdek veszélyt és csapdát tartogathat, az AI-tól ódzkodóknak jó hír, hogy nem feltétlenül kell fejest ugraniuk a mélyvízbe.
Első körben elég azokra a hiányosságokra fókuszálniuk, amelyek „befoltozásától” komoly hatékonyságjavulás várható. Ilyen fájó pontok minden szervezetben akadnak.
Közülük most egyet szeretnék kiragadni: a rutinszerű és repetitív feladatokat, amelyek többnyire a bevételtermeléshez vagy a háttérfunkciókhoz kapcsolódó adminisztrációt jellemzik.
Ezek meghatározó többsége olyan folyamat, amely szinte könyörög az automatizációért, és ezek önműködővé tétele valójában nem okoz érzékelhető változást a cég életében.
A működésben annál inkább, amihez hadd álljon itt egy valódi példa. Válasszunk egy olyan KKV-t, amelyik havonta csupán öt automatizmust futtat le kétszáz ügyfelére, és ezekkel tranzakciónként három perc munkát spórol meg annak a munkatársnak, akinek korábban ez adta munkája meghatározó részét.
Az automatizációnak ezen a minimalista szintjén 3 ezer percet nyerünk, azaz hat (!) munkanapnyi adminisztrációs terhet veszünk le egy munkavállaló válláról, hogy értékteremtőbb feladatokkal lehessen őt megbízni.
Nem ilyen álommelóra várnak a munkavállalók
Azért ez nem hangzik rosszul, ráadásul elindítja azokat a kognitív változásokat, amelyek lehetővé teszik, hogy egy következő fázisban már az AI-t is „beengedjük” a megoldási lehetőségek közé.
Ezzel ugyanis a sokszorosára nőhet az iménti példában leírt időnyereség. kézenfekvő példa a közös elektronikus levélcímek (sales@, info@ stb.) használata.
Ezekre tengernyi levél fut be, amelyek között találunk ajánlatkérést, reklamációt, egyszerű visszajelzést és egyéb féléket is. Ha ezekben nem tartunk napi szinten rendet, hamar eluralkodik a káosz.
Az alap az, hogy valaki ezeket átnézni, szortírozza, majd legjobb tudása szerint elküldi annak, akinek a hatáskörébe tartozik az adott ügy, ami gyakorlatilag egy manuális ticketing-rendszer.
Mint ilyen, benne van a hibázás lehetősége, ráadásul nagyon kevés olyan munkavállaló van, akinek ez lenne az álommeló. Ha viszont az AI-t „engedjük rá” a közös mailboxokra, nincs hibázás a monotonitás miatt, ahogy fásultság sincs – cserébe itt is felszabadul egy értékes, más feladatokban sokkal inkább hasító munkaerő.
Az pedig már csak hab a tortán, hogy az AI-eszközök az olyan extrafeladatokat is gördülékenyen és lendületesen végzik, hogy a levelek válogatása közben írjanak összefoglalót az adott üzenet tartalmából, amelyet döntési javaslattal kiegészítve küldjenek tovább az illetékes munkavállalónak.
Az automatizáció a mesterséges intelligencia kapudrogja
Nem túlzás azt állítani, hogy az automatizáció a mesterséges intelligencia kapudrogja: apró, de fontos változásokat indít el az üzleti döntéshozók gondolkodásában, amelyek úgy javítanak a működésen, hogy közben az óvatosabb üzleti döntéshozók is bátrabbakká válnak.
Hiszen saját szemükkel győződhetnek meg róla, hogy ezekkel az eszközökkel nagyságrendi javulás érhető el az eredményességben és a hatékonyságban, általában a versenyképességben.
A szerző a MiniCRM vezérigazgatója
