Fontos változások előtt áll a hazai vállalati számvitel: a küszöbön álló uniós intézkedéscsomag újabb lendületet ad az e-számlázásnak és a számviteli digitalizáció terjedésének – hívja fel a figyelmet a Grant Thornton nemzetközi üzleti- és adótanácsadó cég.
Amellett, hogy kötelezővé válik az e-számla alkalmazása, az EU-s szabályozás kijelöli számviteli-, adózási- és az ezzel összefüggő az adatszolgáltatási gyakorlatok hosszú távú fejlesztési irányát. A szakemberek szerint a küszöbön álló szabályozás adta költség- és adminisztrációs teher csökkentésével csak azok a cégek tudnak élni, amelyek megfelelően felkészültek ezekre a változásokra.
A számlázás, adatszolgáltatás, adóhivatallal történő információcsere hosszú távon alapjaiban változik meg. Az Európai Bizottság bő egy hónapja terjesztette elő az „Áfa a digitális korban” elnevezésű intézkedéscsomag tervezetét, amely gyökeresen átalakítja a tagállamok számlázással és áfabevallással kapcsolatban alkalmazott digitális eszközeit, megoldásait és elvárásait is, és megkezdődik az egyes tagországok számviteli gyakorlatának uniós szintű harmonizálása.
Ez megváltoztatja Magyarországon például azt is, ahogyan jelenleg az elektronikus számlákról gondolkodunk: „Attól, hogy valaki elektronikusan, PDF-ben állít ki számlát, és emailben elküldi a partnernek, még nem lesz megbízhatóan automatizálható a számlázás és a könyvelés” – figyelmeztet Kóczé Péter, az üzleti- és adótanácsadó cég digitális üzletágának vezetője.
Bye-bye PDF alapú számla?
A szakember szerint a vállalatok számviteli folyamatainak digitalizációja valójában a meglévő adatvagyonnal történő hatékony gazdálkodást jelenti: az elektronikus átállás nem merül ki az e-számlák digitális formában való előállításában és befogadásában.
A HÉA (hozzáadottérték-adó) irányelv meghatározza az adóalanyokra és bizonyos nem adóalanyokra vonatkozó kötelezettségeket. A HÉÁ-t általában valamennyi adóztatandó termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást végző adóalanynak fizetnie kell. Innen vezeti le minden ország a saját ÁFA törvényét is.
A módosult HÉA irányelvekben az elektronikus számla fogalmát is leszűkítik azzal, hogy a jövőben csak a strukturált adatokat tartalmazó e-számlákat lehet elektronikus számlának tekinteni (tehát amelyek feldolgozását közvetlenül automatizálni lehet).
Ha ezek a javaslatok a jelenlegi formájukban kerülnek elfogadásra, akkor nagyon sok PDF számla automatikusan kiesik majd ebből a körből, mivel hiába elektronikusak, nem tartalmaznak elektronikusan feldolgozható, strukturált adatokat. Ez pedig azt jelenti, hogy az új alapelvek szerint a papíralapú számlákra vonatkozó szabályok szerint kell azokat kezelni.
A koronavírus-járvány is nagymértékben hozzájárult a PDF formátumú számlák széleskörű alkalmazásához, hiszen lehetővé tette a fizikai érintés nélküli számlázást, amellett, hogy költséget és időt is megtakarítottak a cégek. Nem utolsósorban azokat az adóhatóság is elfogadta.
Az uniós változás szerint ugyanakkor, amely a tervek szerint jövőre lép életbe, a PDF-es gyakorlat már nem minden esetben lesz elfogadható, mivel a gazdasági élet szereplői erre még nincsenek felkészülve.
Versenyelőnyt jelenthet az e-számvitel
Az e-számlázás következő generációját az adatalapú, strukturált adatokból álló e-számlák jelenthetik, amelyek abban különböznek a hagyományos e-számláktól, hogy nemcsak a feldolgozásuk, de az előállításuk is automatizálható. A szakemberek szerint a 2024-ben életbe lépő uniós szabályozás azoknak lesz jó, akik az adójogi-, számviteli- és technológiai területek működését is összehangolják.
A tanácsadó úgy látja, hogy a változások kihívásokat jelentenek majd a vállalatoknak, mivel tapasztalatok szerint a meglévő számlakiállítási-számviteli szabályoknak történő megfelelés is számos esetben okoz problémákat.
Azt is fontos látni ugyanakkor, hogy a jövőben várható és 5 éves távlatban kötelezően alkalmazandó vállalati számviteli modernizáció és digitalizáció inkább versenyelőnyt jelent a vállalatoknak. A változás része az is, hogy fokozódik a kétirányú információ-áramlás, és a vállalatok pénzügyi folyamataiban még több segítséget kaphatnak az adóhivataltól – állítja a tanácsadó.
Az uniós szabályozás első csomagja, csak az e-számlára vonatkozóan várhatóan 2024. január 1-jétől lép életbe. Az EU tervei szerint 2028-ig pedig már minden tagállamban kötelező, egységes adatalapú e-számlázást bevezetni. Az új megoldások között Magyarországon alternatívát jelenthet a mindenki számára elérhető és gyakorlatilag ingyenes NAV e-számla szolgáltatás, ami lényegében egy adatalapú e-számla.
Emellett az adózóknak lehetőséget adnak az e-áfa bevallásra is, ami ugyan nem lesz kötelező, de ami jelentős adminisztrációs könnyítést is jelent, tehát egyebek mellett elfelejthetjük például a számlánkénti összesítő jelentés kitöltését is. A NAV ugyanakkor nem teljes körű megoldásokat fejleszt a vállalati pénzügyi-számviteli folyamatok digitalizációjához és automatizációjához, hanem adatkapcsolati lehetőséget nyújt a célszoftverekhez.
Mindezek eredményeként a jogszabályi megfeleléshez a vállalatoknak olyan megoldásban célszerű gondolkodniuk, amely biztosítja az automatizációt a feldolgozás és archiválás terén is. Ez valódi költségcsökkentést eredményez, rövidebb átfutási időt jelent, megbízható adatokat nyújt és garantálja a vállalati adatvagyon biztonságát is.
A szakértő az e-számlázásra való felkészüléshez a következőkre hívja fel a figyelmet:
1) NAV válaszüzenetek rendszeres kiértékelése: fontos visszajelzéseket tartalmaz arra vonatkozóan, hogy miben kell fejlődnie a vállalatnak
2) Adatszolgáltatási megoldás auditálása: értékes visszajelzéseket kaphatunk, akár szakember bevonásával, hogy kielemezze, hol a hiba a folyamatokban
3) Üzemzavarokat követően fokozott figyelem: az üzemzavar minden vállalkozás rémálma, kiváltképp az adózási folyamatokban, ezért nagyon fontos ennek a vizsgálata
4) Adatharmonizáció, ellenőrzések (automatizálva): a NAV és az adott cég számlázóprogramjában lévő adatok egyeztetése
5) Adatszolgáltató modul lecserélése
