A hazai vállalatoknál sok a felkészült beszerzési szakember, de a rendelkezésükre álló eszközök és erőforrások ma még korlátozottak. Mit várhat a szakma a mára a gazdaság egészét átható digitalizációtól? Erről beszélgettünk Bárány Zsolttal, az SAP szektorvezetőjével.

A digitalizáció milyen irányban változtatja meg a következő években a vállalati beszerzést?
Bárány Zsolt: A digitalizáció lehetőséget teremt arra, hogy a beszerzési folyamatok során felmerülő manuális, repetitív feladatok, munkafolyamatok nagy részét automatizálhassák a vállalatok. Ez a lehetőség óriási megtakarítási potenciált jelent, hiszen jelentősen növelni tudja a beszerzési részlegek munkájának a hatékonyságát.
Nagy mértékben le tudja rövidíteni a ciklusidőket és csökkenteni a hibalehetőségeket. Egyúttal lehetőséget teremt arra is, hogy a cégek az így felszabaduló erőforrásokat a beszerzés stratégiai nézőpontja felé tereljék, amely további pozitív hozadékot eredményezhet.
Ezekhez a változásokhoz milyen új technológiák szükségesek? Mennyire jelenik meg a folyamatokban a mesterséges intelligencia és a gépi tanulás?
B.Zs.: Az első, legfontosabb – és talán legnehezebb – lépés a beszerzési folyamatok digitális platformra helyezése, a mai papír, Excel tábla, illetve a manuális alapok helyett. A jó hír, hogy a ma elérhető platformok moduláris felépítése lehetőséget nyújt a vállalatoknak, hogy ezt a nagy lépést részletekben a saját szervezetük számára optimális megközelítéssel és időzítéssel tegyék meg.
Egy intelligens beszerzési platform már önmagában is óriási hozadékokkal jár. Elég csak arra gondolni, hogy az egységes megoldás, egyszerű, egy ponton hozzáférhető rálátást jelent az összes kezelt költésre. Az új, modern technológiáknak, mint a mesterséges intelligencia, gépi tanulás, vagy RPA (Robotic Process Automation) is csak egy ilyen platform nyújthat alapot.
Milyen összképet lehet alkotni a hazai vállalkozások beszerzési gyakorlatáról? Melyek a legnagyobb hiányosságok?
B.Zs.: A hazai vállalatoknál is nagyon sok felkészült beszerzési szakember tevékenykedik, de a számukra rendelkezésre álló eszközök és erőforrások sokszor korlátozottak. A digitalizáció itthon a legtöbb cégnél a stratégiai beszerzési területet érte el legkorábban.
Személy szerint úgy látom, hogy az operatív beszerzés és a szállítói együttműködés területén viszont óriási, kiaknázatlan lehetőségek vannak, amelyek akár még a stratégiai beszerzési rendszereknél is nagyobb előnyökkel járhatnak a cégek számára.
Kétségtelen azonban, hogy ennek a területnek az átalakítása már egy vállalkozás számos szervezeti egységét és akár az összes munkavállalóját érintheti, ezért erős menedzsmenttámogatásra van szükség egy ilyen jellegű projekt elindításához.
Vannak-e már innovatív és követendő példák?
B.Zs.: Számos nemzetközi cég magyarországi leányvállalata használ már digitális, illetve intelligens beszerzési platformot. Vannak már magyar székhelyű cégek is, amelyek elkezdték az ilyen rendszerek kialakítását. Az utóbbi időben ugyanakkor nagyon erős érdeklődést tapasztalunk a legtöbb magyar cég részéről.
Hogyan fogjanak hozzá az érintett vállalkozások a beszerzésük megújításához? Milyen kihívásokra érdemes felkészülniük?
B.Zs.: A megújítás kiindulópontja a jelenlegi helyzet részletes ismerete. Elengedhetetlen a teljes kiadási profil elemzése, azok alapján a kulcsfontosságú termékkategóriák, beszállítók azonosítása. Szerencsére ezen a területen is vannak megoldások, szolgáltatások, amelyek segítséget tudnak nyújtani.
Az így elemzett adatok alapján határozható meg, hogy az adott cég számára milyen megközelítést érdemes alkalmazni az új digitális beszerzési platform kialakítása során. A kihívások között a cégen belüli szervezetek támogatásának a megszerzését, valamint a szállítók együttműködésének a megvalósítását említeném meg.
A digitális platform jelentős költséghatékonyságot ígért az adminisztrációs terhek csökkentése révén. Ez a gyakorlatban mekkora mértékű? Mekkora magának a platformberuházásnak a megtérülési ideje?
B.Zs.: A rendszer által nyújtott előnyök között szerepel a gyorsabb átfutási idő, a jóval magasabb menedzseltköltés-hányad, a beszerzések előírásoknak való közel teljes megfelelése, az alacsonyabb kalóz-költés arány, valamint az alacsonyabb IT üzemeltetési költségek.
Ezek mértéke az adott cég korábbi működésétől függ, de az általában elmondható, hogy a legtöbb esetben az 1-1,5 éves megterülési arány könnyedén elérhető egy SAP Ariba rendszer bevezetése során.
Milyen egyéb hatások befolyásolják a beszerzési szakma megítélését, üzletileg etikus működését?
B.Zs.: A világon az a trend, hogy a beszerzés, mint szakma, és mint szervezet jelentősége egyaránt felértékelődik. Egyre több cég ismeri fel a beszerzési értékteremtési potenciálját. Mivel szinte minden vállalat valamilyen – általában egyre növekvő – mértékben támaszkodik a beszállítóira, a környezettudatos, üzletileg etikus működés csak akkor érhető el, ha ezeket az elveket a beszállítókkal is tudjuk érvényesíttetni. Ennek pedig a beszerzési részleg a letéteményese, hiszen általában ők tartják elsődlegesen a szállítókkal a kapcsolatot.
Ugyanilyen fontosnak tartom, hogy a beszerzési szervezet a saját cégén belül is javítsa a saját megítélését, elfogadottságát. Ennek pedig elengedhetetlen feltétele a belső szolgáltató szemlélet kialakítása, amelyet például nagyban segít egy felhasználóbarát, átlátható, vagy bizonyos esetekben önkiszolgáló igénylési felület a cégen belüli ügyfelek számára.